المراسلة الإلكترونية
http://pulse.ayna.com/get_img?NrImage=1&NrArticle=143
ترتكز إدارة الأعمال اليوم بشكل أساسي على التكنولوجيا وعلى المراسلة عبر شبكة الإنترنت بسبب سهولتها وسرعتها وتوفيرها للمال. وقد تكون المراسلة عبر البريد الإلكتروني أمراً مسليّاً للعديد من الناس، إلا أنّها اليوم تعدّ الأداة الأكثر استخداماً للتواصل بشكل احترافي عبر الشبكة.
ورغم أنّ الكثيرين قد يظنون بأنّ المراسلة الإلكترونية أقل أماناً ومعرّضة للعديد من المشاكل التقنية، إلا أنّ المراسلة عبر البريد الإلكتروني قد أثبتت نجاحها عبر السنوات. ولكن، مع غياب التعبير الشفهي وحركات الوجه، يمكن أن يتم فهم الرسائل بشكل خاطئ إذا لم تكن مصاغة بالطريقة الصحيحة وقد تؤدي في بعض الأحيان إلى نتائج لا تحمد عقباها. لهذا السبب، يجب اتباع سياق محترف خاص عند صياغة الرسائل الإلكترونية للتأكد من أنّ مضمونها سيصل بأمانة إلى المرسل إليه.
وبهدف فهم شامل لطريقة صياغة الرسائل الإلكترونية بشكل محترف، يجب التقيد بالنقاط التالية التي تضمن كتابة الرسائل الإلكترونية باحتراف ودقة:
• يجب دائماً تحديد موضوع الرسالة الإلكترونية. فخانة الموضوع هي مقدمة لما ستقوم بكتابته في صلب الرسالة. لذلك، على الموضوع أن يكون شاملاً وواضحاً، لكي يعطي متلقي الرسالة فكرة أولية عن ماهية الرسالة. ويعتبر موضوع الرسالة مهماً أيضاً لتقفّي جميع الرسائل المتعلقة بالموضوع نفسه. لذلك حاول أن يكون موضوع الرسالة الذي تكتبه مثيراً للاهتمام لشدّ انتباه المتلقي. لذلك، فليس من المحبذ أبداً استخدام كلمات مثل "مرحباً" أو "هاي" في الخانة المخصصة لموضوع الرسالة. إحرص كذلك على عدم استخدام كلمات قد توحي للمتلقي بأنها موضوع للرسائل الإقتحامية أو المتطفلة Spam التي ترسل عادةً من راسل مزوّر. فالرسائل التي يتضمن موضوعها كلمات مثل "مجاناً" و "عرض مغرٍ" و "تنزيلات" ، و "طلب عبر الشبكة" قد يصدّها خادم الرسائل الإلكترونية لاعتبار موضوعها اقتحامياً. للحصول على القائمة الكاملة للكلمات التي قد تعتبر اقتحامية، يمكن زيارة الموقع التالي: http://www.wilsonweb.com/wmt8/spamfilter_phrases.htm
• يجب صياغة الرسالة الإلكترونية بشكل محترف وخاصة عند اختيار الكلمات. فلغة الأعمال هي انعكاس لمدى احترافك.يجب على الرسالة الإلكترونية أن تكون مقتضبة، واضحة وموضوعة في سياق شامل ومفهوم. إبدأ رسالتك بجملة استهلالية أو تحية على غرار "حضرة السيد" أو "حضرة السيدة" أو "حضرة الآنسة". ومن المحبذ استخدام اسم عائلة المرسل بدل اسمه. على سبيل المثال، إذا كنت تبعث رسالة إلى السيد "فلان الفلاني"، عليك استهلالها بجملة "حضرة السيد الفلاني". إذا كنت تراسله للمرة الأولى إحرص على تحديد غايتك من مراسلته. كن دائماً سريعاً في الرد على بريدك الإلكتروني حتى ولو كنت مشغولاً، وإذا لم تلق رداً من ناحية المتلقي، إبعث له برسالة تعلمه فيها بذلك.
• يجب أن تكون رسالتك واضحة وشاملة. ومن المحبذ تغطية موضوع واحد في كل رسالة لعدم تضليل المتلقي ولتفادي سوء التفاهم. وهذا الأمر مفيد أيضاً في المساعدة على فرز الرسائل وتقفيها في المستقبل.
• من المحبذ أيضاً استخدام عناوين إلكترونية محترفة لتمثيل الشركة أو الخدمات التي تمثلها، مختلفة عن العناوين العامة المستعملة في مزوّد Hotmail أو Yahoo. فاختيار عنوان إلكتروني محترف سيؤثّر بشكل إيجابي على المتلقي وسيعطيه صورة محترفة عن شركتك وخدماتك. أما استخدام بريد Hotmail أو Yahoo فينحصر في خانة المراسلة الشخصية بين الأصدقاء وهو ليس مصمماً للاستخدام في المراسلات المحترفة بين الشركات.
• إحرص على تضمين إمضائك في رسالتك الإلكترونية. فالإمضاء هو تذكير بإسمك وبتفاصيل حول الاتصال بشركتك وبخدمات شركتك. بالإضافة إلى ذلك، فإنّ العديد من الأشخاص المحترفين يضمّنون إمضاءهم جملة معيّنة أو شعاراً معيناً يميّزهم عن غيرهم.
أصبحت المراسلة الإلكترونية الخاصة بالأعمال جزءاً لا يتجزاً من حياتنا اليومية والعملية، ولكن هل سيشهد المستقبل استخدام الرموز المعبّرة Emoticons ولغة الدردشة الإلكترونية في التواصل على مستوى إدارة الأعمال؟ هذا الموضوع مطروح طبعاً للنقاش! فالعالم كما نعرفه اليوم يتغير بسرعة جنونية، ولن تكون سبل التعاطي في عالم الأعمال بمعزل عن هذا التغيير ولعلها ستتغير بشكل جذري في نهاية القرن الواحد والعشرين.
